Über Belege

Was bewahren Sie auf

Heben Sie von jeder Ausgabe für den Betrieb den Nachweis auf. Für Ihre Buchhaltung und für die MwSt. ist eine Rechnung auf den Namen Ihres Unternehmens meist stärker als ein einfacher Kassenbon. Fragen Sie an der Kasse ruhig nach einer Rechnung mit Ihrer Unternehmensnummer.

Ob ein Foto oder Scan genügt oder ob Sie auch das Papieroriginal aufheben müssen, hängt von den Regeln für die digitale Aufbewahrung ab. Fragen Sie Ihren Buchhalter, bevor Sie das Papier wegwerfen.

• Den Kassenbon oder die Rechnung, mit Datum, Geschäft, was Sie gekauft haben, und der MwSt.
• Den Zahlungsnachweis, wenn der Bon ihn nicht zeigt (eine Kartenzahlung, eine Überweisung).
• Eine kurze Notiz: für welchen Kunden, welche Baustelle oder welche Tätigkeit.

Wie lange bewahren Sie es auf

Wie lange Sie Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen aufbewahren müssen, steht im Gesetz und kann je nach Art des Dokuments verschieden sein. Man hört oft unterschiedliche Fristen. Bon nennt bewusst keine Zahl als Tatsache.

Fragen Sie Ihren Buchhalter, und lesen Sie die offiziellen Quellen unten auf dieser Seite. Wir haben sie für Bon noch nicht geprüft; das steht auch dabei. Bis dahin: Werfen Sie nichts weg, ohne dass Ihr Buchhalter es sagt.

MwSt. auf einem Kassenbon

In Belgien sehen Sie auf Belegen vor allem 21 %, 12 %, 6 % und 0 %. Auf einem Bon können mehrere Sätze stehen: Im Supermarkt fällt Essen oft unter 6 % und eine Flasche Wein unter 21 %. Deshalb lässt Bon Sie pro Satz eintragen.

Der Betrag auf dem Bon ist meist inklusive MwSt. Die MwSt. steckt darin: Betrag × Satz ÷ (100 + Satz). In 121 Euro zu 21 % stecken 21 Euro MwSt. Eine Kasse rundet manchmal pro Zeile, deshalb können Sie die MwSt. vom Bon auch selbst eintippen.

Ob Sie diese MwSt. abziehen dürfen, hängt davon ab, was Sie gekauft haben, wofür Sie es nutzen und ob Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Bon zeigt darum nur einen Hinweis mit Ihren eigenen Schätzungen.

Thermopapier verblasst

Die meisten Kassenbons sind auf Thermopapier gedruckt: Die Kasse druckt mit Wärme, nicht mit Tinte. Nach ein paar Monaten in Ihrer Geldbörse, in der Sonne oder neben der Heizung ist der Druck oft grau oder ganz weg.

Machen Sie darum am selben Tag ein Foto, am besten auf einem einfarbigen Untergrund und mit genug Licht. Bewahren Sie das Papier flach, dunkel und kühl auf, weg von Plastikhüllen mit Weichmachern.

Eine Spesenabrechnung

Bezahlt ein Mitarbeiter oder ein Ehrenamtlicher etwas mit eigenem Geld für den Betrieb oder den Verein, erstatten Sie es auf Grundlage einer Spesenabrechnung mit den Belegen als Anlage.

Bon prüft die Kontonummer mit den Prüfziffern (Modulo 97) und erstellt eine strukturierte Mitteilung (+++…+++), damit die Erstattung auf dem Kontoauszug leicht wiederzufinden ist.

Eine Erstattung tatsächlicher Kosten ist etwas anderes als eine pauschale Ehrenamtsentschädigung. Dafür gelten eigene Regeln und Grenzen: Erkundigen Sie sich bei Ihrem Buchhalter oder Ihrem Dachverband.

Was Ihr Buchhalter gern bekommt

Ein ZIP pro Quartal mit der Liste und allen Belegen, damit niemand mehr suchen muss. Die CSV öffnet sich in Excel mit den richtigen Spalten: Datum, Lieferant, Art, Zahlungsweise, Gesamtbetrag und pro Satz die Basis und die MwSt.

1. Schicken Sie das Quartal rechtzeitig, nicht am letzten Tag.
2. Schauen Sie vorher im Schuhkarton, wo noch ein Foto oder die MwSt. fehlt.
3. Notieren Sie, für welchen Kunden oder welche Tätigkeit eine Ausgabe war. Das ist meist die erste Frage.