À propos des tickets

Que conserver

Gardez la preuve de chaque dépense pour l’entreprise. Pour votre comptabilité et pour la TVA, une facture au nom de votre entreprise est généralement plus solide qu’un simple ticket de caisse. N’hésitez pas à demander à la caisse une facture avec votre numéro d’entreprise.

Qu’une photo ou un scan suffise, ou que vous deviez aussi garder l’original papier, dépend des règles de conservation numérique. Demandez à votre comptable avant de jeter le papier.

• Le ticket de caisse ou la facture, avec la date, le magasin, ce que vous avez acheté et la TVA.
• La preuve de paiement si le ticket ne la montre pas (un paiement par carte, un virement).
• Une courte note : pour quel client, quel chantier ou quelle activité.

Combien de temps conserver

La durée de conservation des pièces comptables et des factures est fixée par la loi et peut varier selon le type de document. On entend souvent des délais différents. Bon n’indique volontairement aucun chiffre comme un fait.

Demandez à votre comptable, et lisez les sources officielles en bas de cette page. Nous ne les avons pas encore vérifiées pour Bon ; c’est aussi indiqué. D’ici là : ne jetez rien sans l’accord de votre comptable.

La TVA sur un ticket de caisse

En Belgique, on voit surtout 21 %, 12 %, 6 % et 0 % sur les tickets. Un même ticket peut avoir plusieurs taux : au supermarché, la nourriture est souvent à 6 % et une bouteille de vin à 21 %. C’est pourquoi Bon vous laisse compléter par taux.

Le montant sur le ticket est généralement TVA comprise. La TVA est dedans : montant × taux ÷ (100 + taux). Dans 121 euros à 21 %, il y a 21 euros de TVA. Une caisse arrondit parfois par ligne, c’est pourquoi vous pouvez aussi taper vous-même la TVA du ticket.

Que vous puissiez déduire cette TVA dépend de ce que vous avez acheté, de l’usage que vous en faites et de votre éventuel régime de la franchise. Bon montre donc seulement une indication basée sur vos propres estimations.

Le papier thermique s’efface

La plupart des tickets de caisse sont imprimés sur du papier thermique : la caisse imprime avec de la chaleur, pas avec de l’encre. Après quelques mois dans votre portefeuille, au soleil ou près du chauffage, l’impression est souvent grise ou a complètement disparu.

Prenez donc une photo le jour même, de préférence sur un fond uni et avec assez de lumière. Conservez le papier à plat, au sombre et au frais, loin des pochettes en plastique contenant des plastifiants.

Une note de frais

Si un employé ou un bénévole paie quelque chose avec son propre argent pour l’entreprise ou l’association, vous le remboursez sur la base d’une note de frais avec les tickets en annexe.

Bon vérifie le numéro de compte avec les chiffres de contrôle (modulo 97) et crée une communication structurée (+++…+++), pour que le remboursement soit facile à retrouver sur l’extrait de compte.

Le remboursement de frais réels est autre chose qu’une indemnité forfaitaire de bénévole. Des règles et des plafonds distincts s’appliquent : renseignez-vous auprès de votre comptable ou de votre fédération.

Ce que votre comptable aime recevoir

Un ZIP par trimestre avec la liste et tous les tickets, pour que personne ne doive encore chercher. Le CSV s’ouvre dans Excel avec les bonnes colonnes : date, fournisseur, type, mode de paiement, total et, par taux, la base et la TVA.

1. Envoyez le trimestre à temps, pas le dernier jour.
2. Vérifiez d’abord dans la boîte à chaussures à quoi il manque encore une photo ou la TVA.
3. Indiquez dans la note pour quel client ou quelle activité était une dépense. C’est généralement la première question.